先识别实际使用中的问题
内部核对常需要两人同时查看文件和屏幕，直接在个人座位完成时，旁站者容易遮挡通行，也难以清楚看到画面，讨论时间稍长便会影响周围同事的工作。财税服务团队的日常空间需求，常来自资料接收、整理录入、内部复核与客户沟通之间的衔接。不同阶段使用的文件和设备并不相同，前期应明确物品停留位置和协作方式，再考虑桌椅与柜体数量，避免把资料暂存全部压到员工桌面。
把安排落实到具体动作
在关联岗位之间设置并排对照的位置，让纸质材料与屏幕都处于双方容易查看的方向。常用的短核对与需要完整讨论的任务分别安排，待核对文件有临时落点，结束后按归属带回对应位置。
带着资料评审方案
准备不含真实业务信息的文件样例、常用显示设备和双方操作顺序，让经办与复核代表试坐，观察翻页、标记和切换画面是否互相遮挡。由资料接收、经办、复核和行政人员选择一套虚拟文件，完整演练接收、处理、讨论及归位。评审重点是同一份资料需要移动多少次、谁能找到它，以及集中交付期间各位置是否仍可使用，再用物品状态标识验证归位是否直观。