先识别实际使用中的问题
纸质资料可能处于待处理、使用中和归档等不同状态，直接按现有箱数订柜，容易把流转中的资料与长期保留资料混在一起。金融服务办公通常同时存在客户沟通、内部分析与后台协作。装修需求应写清具体业务类型及客户到访方式，接待尺度不宜简单套用营业网点。涉及专门业务设施时，应另行说明适用条件和责任，由对应人员确认后纳入任务书。
把安排落实到具体动作
先拆分资料生命周期，明确谁能取用以及归还动作。高频资料靠近对应岗位，低频档案集中安排，并留出整理与临时分拣位置。
带着资料评审方案
准备脱敏后的文件尺寸、分类方式、增长趋势和现有柜体照片，由资料管理人确认需要继续保留的范围。评审应从一位客户抵达、等待、会谈和离开的完整过程出发，再检查员工取用资料与协作是否顺畅。比较方案时把客户体验、日常清理和后台联系放在同一张图上判断。接待演练应包含资料整理和客人离开后的恢复动作，不只关注会谈中的座位与背景；后台人员也需要顺手的工作条件。