先识别实际使用中的问题
座位紧张可能来自人数增加，也可能是旧设备、低频资料或闲置房间长期占用。未区分原因就扩租，容易把原有低效一起带走。成长型企业经常在团队扩张、流程完善与品牌升级之间同时作出选择。空间变化不仅是增加座位，还会影响会议、接待、支持岗位和物品流转。规划应依据可说明的人员情景与业务流程，把当前拥挤的原因拆开，避免把管理问题或低效使用全部归结为面积不足。
把安排落实到具体动作
分别盘点固定座位、共享房间、储物与设备占用，记录高峰和日常状态。先尝试调整可移动物品，再比较内部优化与扩租能解决的问题。
带着资料评审方案
准备现有人数、到岗情况、房间使用记录和存放物照片，标明必须保留、可迁移及需要企业决定的物品。评审时同时展示现状与调整后的工作路径，说明哪些活动被改善、哪些位置承担了新的职责。涉及企业多个部门时，由明确的需求负责人汇总取舍，不把各部门愿望直接相加成为不可执行的总需求。