先识别实际使用中的问题
顾问需要频繁电话联络，研究人员则可能连续阅读履历和岗位资料。两类岗位虽然紧密协作，讲话强度却不同，完全混坐容易让研究工作持续受到近距离声音干扰。人力资源服务办公需要连接候选人、企业客户和内部顾问，电话联系、面谈、资料研究与集体沟通的节奏不同。需求书应先描述服务形式和来访路径，区分高频外呼、预约面试与客户共创所需的空间，避免把所有交流都交给普通会议室承担。
把安排落实到具体动作
按日常工作方式安排连续通话区与资料研究区，在两者之间设置便于简短确认的协作点。需要较长交流或视频沟通时有可预约的位置，使临时离席的路径清楚，避免所有电话都外溢到公共走道。
带着资料评审方案
记录各岗位典型通话时段、共同讨论频率和现有座位关系，用真实工作音量试用代表位置，观察研究人员是否需要经常更换座位才能阅读。让顾问、招聘协调和前台以虚拟候选人与企业客户的行程共同演练。检查同时到访时如何识别和引导、面谈之间怎样衔接，以及员工在来访活动持续进行时是否仍能开展研究与联络，把协调人员的往返也计入评审。