先识别实际使用中的问题
通用材料库和项目正在比较的样板混放，设计师容易误取已经淘汰的选项，供应商新送样也可能覆盖正在讨论的组合，影响后续汇报准备。工程咨询与建筑设计团队常在图纸阅读、专业协同、客户汇报和现场踏勘之间切换，不同阶段对空间的占用差异明显。规划应区分日常个人设计、跨专业集中校对和阶段资料留存，说明纸质图纸、材料样板与电子模型怎样共同使用，避免仅按人员数量安排桌椅。
把安排落实到具体动作
把通用参考、项目比选和待退样板分开设置，项目选样使用可整体移动的托盘或分格位置。比较台邻近样板库但不兼作长期储存，并为照片记录和对应说明保留清晰的操作位置。
带着资料评审方案
提供代表样板的外形、组合方式与标签内容，列出送样、选定、复核和退回的负责人，拿一组真实类型的样板演练流转过程。选取一个经过脱敏的项目，由设计、校审、项目管理与行政代表依次演示出图、会审和归档。记录图纸展开、人员围看及待处理资料的位置，再核对方案能否同时支持日常工作和阶段性集中协作。