先识别实际使用中的问题
司机可能集中前来交接资料、确认事项或等待工作人员，若直接到调度工位旁排队，会干扰电话工作，也容易让来访者在内部区域反复寻找联系人。物流企业办公往往连接运输调度、客户沟通、站点支持与行政管理，工作节奏会受发运和交接影响。空间需求应区分管理人员的日常协作、司机或合作方的短时到访，以及真正发生在仓储作业场所的活动，不能把全部业务动作都塞入普通办公室。
把安排落实到具体动作
在易识别的来访侧设置交接台和有限的短等候位置，工作人员从内侧取递资料。把需要较长沟通的事项转入邻近会谈点，入口指引说明去向，避免排队人群沿着调度工位不断向内延伸。
带着资料评审方案
列出到访目的、携带资料、集中出现的时段与负责岗位，演练多人同时到达时的登记、递交、等待和离开，并记录需要填写材料的动作。让调度、客服、站点管理和行政共同绘制一个典型班次，标出电话、当面确认、交接和来访发生的位置。再加入一次临时变更情景，检查办公区能否维持基本秩序，接待和内部协作是否相互干扰，并由实际使用人员确认交接动作。