先识别实际使用中的问题
供应商会带来册页、包装和小型样品，若每次都进入采购工位逐一寻找联系人，会干扰比价与单据处理，也让物品拆包和会议准备占据内部走道。制造企业管理办公连接生产计划、采购、品质、人员服务和企业管理，各部门接触的资料与来访对象不同。前期应区分普通文职办公、面向生产人员的服务窗口及需要进入作业区域的事务，明确哪些可以在办公侧完成，哪些必须与生产场所另行衔接。
把安排落实到具体动作
在接待侧安排能同时看资料与样品的会谈位置，设置有限的到访物品暂放和会后交接点。采购人员从内侧带入当前资料，样品如需转交其他部门，应沿明确的内部路径登记后再流转。
带着资料评审方案
整理常见供应商会谈流程、携带物品类型和参加部门，提供需要保留或退还的样品比例及处理责任，用代表物品演练一次接待和收场。由生产管理、采购、品质和行政代表分别提出一个日常事务，再在同一张图上走完处理路径。核对人员等待、资料递交和会议协作的落点，重点观察多个部门同时处理事务时是否占用对方的工作面。