先识别实际使用中的问题
项目结束后仍可能补充图纸和往来文件，直接放进正式档案柜会频繁取出，堆在项目经理身边又难以分辨待补充、待核对与可以归档的资料。工程咨询与建筑设计团队常在图纸阅读、专业协同、客户汇报和现场踏勘之间切换，不同阶段对空间的占用差异明显。规划应区分日常个人设计、跨专业集中校对和阶段资料留存，说明纸质图纸、材料样板与电子模型怎样共同使用，避免仅按人员数量安排桌椅。
把安排落实到具体动作
按照待补充、待核对和待移交设置有限的整理位置，在附近安排可展开文件的操作面。长期档案与日常项目资料分别规划，移交后及时释放周转空间，避免整理区逐渐变成第二个档案库。
带着资料评审方案
准备常见装订形式、资料箱外形、项目移交节奏及整理人员的工作动作，确认每种状态由谁接收、谁更新标识、谁完成最终移交。选取一个经过脱敏的项目，由设计、校审、项目管理与行政代表依次演示出图、会审和归档。记录图纸展开、人员围看及待处理资料的位置，再核对方案能否同时支持日常工作和阶段性集中协作。