先识别实际使用中的问题
同一团队可能同时参加不同项目会议，所有人戴耳机仍会把讲话声带到开放办公区。会议数量应按同时发生的通话判断。软件研发团队既需要连续思考，也需要及时讨论接口与需求。座位图应反映产品、开发、测试的实际协作关系，并考虑跨团队会议的频率。仅按职级排座，容易把需要每天交流的人隔开，同时让不参与讨论的人被动听会。
把安排落实到具体动作
将个人短通话、小组连线和正式演示分开配置，优先把高频讲话岗位放在易到达通话空间的位置。用真实设备检查镜头背景与开门后的视线。
带着资料评审方案
提供典型周会议日历、参会方式和高峰并发情况，让设计方在布局上标明各类通话的落点。评审时请产品负责人、研发代表和行政一起走一遍典型工作日，分别指出需要安静、共享屏幕和临时交流的位置。方案能说明这些动作如何发生，才具备继续深化的基础。测试方案时保留真实的笔记、外设和临时物品，不必为了演示先把桌面清空；这些日常占用往往最能反映配置是否合适。