先识别实际使用中的问题
会谈中可能同时使用成套纸质资料、笔记电脑和展示画面，普通会议桌如果被文件铺满，记录人员便难以操作，客户也可能需要反复移动材料才能看到讲解内容。法律服务企业的办公室通常需要同时接纳来访沟通、资料研读和团队讨论，各项工作的节奏并不一致。空间需求应从人员与资料怎样流转出发，说明哪些讨论需要独立房间、哪些取件可以在公共服务点完成，避免只按合伙人数量分配房间。
把安排落实到具体动作
将共同阅读、个人记录和待用资料的位置分开安排，桌旁设置可随手取放的资料面。先用一套脱敏材料模拟翻阅与讲解，再确定桌形、屏幕朝向及工作人员补充资料的接近方向，减少会中搬动。
带着资料评审方案
准备常见资料开本、一次会谈需要同时展开的文件种类和参会角色，带上常用电脑试摆，记录辅助人员何时进入房间及携带物品。评审时邀请接待、业务助理和实际使用房间的人员共同推演一次来访与内部讨论。用不含真实业务信息的资料替代物，检查等候、展开、取用和收起的过程，并记录互相打扰的位置，同时核对需要长期保留的资料边界。