先识别实际使用中的问题
外来文件常需要接收、核对和转交，有时还伴随较大包装。全部留在前台容易影响来访接待，直接搬入业务工位又会让未整理物品与正在使用的资料混杂。法律服务企业的办公室通常需要同时接纳来访沟通、资料研读和团队讨论，各项工作的节奏并不一致。空间需求应从人员与资料怎样流转出发，说明哪些讨论需要独立房间、哪些取件可以在公共服务点完成，避免只按合伙人数量分配房间。
把安排落实到具体动作
将接待联系与资料整理分别安排，在容易到达的服务点设置接收、待核对和待转交位置。员工取件方向尽量朝向内部，核对需要展开的材料有独立操作面，包装与已整理文件也有各自去处。
带着资料评审方案
记录常见来件形式、包装尺寸、交接角色及停留时间，使用空文件夹模拟从送达到领取的过程，确认何处需要签收记录或当面核对。评审时邀请接待、业务助理和实际使用房间的人员共同推演一次来访与内部讨论。用不含真实业务信息的资料替代物，检查等候、展开、取用和收起的过程，并记录互相打扰的位置，同时核对需要长期保留的资料边界。