先识别实际使用中的问题
项目高峰可能有外协短期参与，直接安排在核心员工桌边，会遇到座位不足、资料权限和设备接入不清的问题。广告传媒公司的日常会围绕提案、创意讨论、制作校对与客户交流变化。空间要容纳不同工作强度，也要给阶段成果留存位置。前期应说明公司的主要业务究竟偏策略、平面、影像还是活动，避免把所有传媒办公室设计成相同的开放大厅。
把安排落实到具体动作
设置靠近协作区的弹性工作点，明确可使用的设备与储物。外协需要参加的讨论易于到达，同时减少进入内部资料区的必要。
带着资料评审方案
收集高峰外协人数、驻场时长、携带设备与参与流程，区分固定驻场和只到场开会两类情形。建议从一个项目的 brief 接收、内部讨论、制作到客户确认逐步检查方案。把需要摊开材料、保留画面和收纳道具的动作写出来，空间才能真正支持工作，而不只是形成创意公司的视觉印象。提案前的准备与结束后的恢复同样占用时间，方案中应看得见样稿、道具和配件的去处，避免把整理工作留给走道和空桌。