先识别实际使用中的问题
共创时客户需要描述业务，团队要同步梳理流程并展示结果。只有一张会议桌和屏幕，可能难以同时容纳讨论与动手演示。人工智能应用团队的空间需求取决于具体业务，可能以软件协作为主，也可能涉及终端演示、客户共创与设备验证。前期要区分员工使用的普通终端和需要独立条件的专业设备，不能因为技术名称相近就沿用其他企业的机房或实验室配置。
把安排落实到具体动作
把流程书写、共同看屏幕和终端操作分成可相互看见的界面。允许参会者在坐谈与短时站立之间转换，设备线缆避开切换路线。
带着资料评审方案
准备一个脱敏业务流程、常见演示终端和参与角色，演练从需求梳理到结果讲解的完整过程。评审应让业务、技术与设备负责人分别确认已知条件。用真实的演示流程和协作任务检验方案，涉及尚未定型的设备保留核查事项，避免因过早固定装饰而限制后续接入。对尚未固定的演示流程可先采用可调整的试用布置，收集操作者与观看者的反馈，再决定哪些设施值得固定下来。