先识别实际使用中的问题
公开成果适合接待展示，在研模型和草图则未必适合所有访客查看。混在同一面墙上会增加会前清理压力。工业设计团队需要在数字表达、材料查看与实体模型之间切换。办公任务书应说明哪些是普通样品查看，哪些属于模型加工或专业试验，不同活动不能混为一谈。材料与模型的尺寸、重量和周转过程会直接影响位置关系与储物方式。
把安排落实到具体动作
将品牌展示与内部项目评审分为不同界面，内部资料从日常访客路径上适当退让。可替换展示载体便于更新，但保留清晰管理归属。
带着资料评审方案
准备可公开作品目录、内部评审材料类型和客户来访流程，在平面上检查各视线能够看到哪些内容。让设计师和样品管理人员选一件代表模型，从接收、查看、评审到归还推演一遍。涉及加工设备或特殊材料的部分交由相应专业核查，空间规划先建立清楚的活动范围和责任接口。评审时同时放入模型包装、工具和记录资料，检查主任务之外的辅助物品是否有归属，避免样板演示整洁而实际工作无处收纳。